情報の漏えい、紛失はなくならない。
企業の総務的セクションの皆さまは、最近かなりお忙しいとお聞きします。つまり、企業コンプライアンスやCSRへの対応ということで、一昔前とはケタ違いの仕事量であると。当サービスは、そんな総務部門のみなさまの負担を少しでも減らしていただければと、日々回収処理を行っております。以下、ご一読いただければ幸いです。
残念なことに、担当者がいくら気をつけていても、情報の漏えいや紛失といった事故は後を絶ちません。
古い資料で恐縮ですが、プライバシーマーク事務局の「平成17年度の個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点」というレポートによると、平成17年の一年間に、プライバシーマーク認定事業者、もしくは申請中、検討中の事業者から報告を受けた個人情報の取り扱いについての事故は、何と382社554件にのぼったそうです。
そしてその事故のほとんど（96%）が漏えい、紛失であり、内容的には誤配送などのミスによるものを筆頭に、車上荒らしなどの盗難、メールの配信ミス、ファイル交換ソフトなどによるウィルス感染という順で、いつわたしたちの周りで起こってもおかしくない原因ばかりなのです。
語弊を恐れずに申し上げますが、こうした「ミス」については、人間が行う以上完全になくすことは不可能であり、仕方のないことです。誰にでもうっかり、失敗はあるものです。
しかし、前もって準備し、防ぐことのできるミスは、防がなければ職務の怠慢以外のなにものでもありません。
わたしたちの、100％リサイクル機密文書処理システムは、完璧に処分すべき機密文書を、安心、安全に情報の抹消、リサイクルをするしくみです。個人情報保護対策のご担当者様の負担を軽減し、同時に企業様の環境問題への取り組みにもお役に立ちます。
内部からの保存文書漏えい、いい加減な業者によるずさんな処理など、回避可能なミスを犯さぬよう、安全な機密処理はわたしたちプロにお任せください。
「プロ」と「単なる業者」の違い
実は、ここで機密文書処理成功の明暗が分かれます。自分で言うのはなんですが、この機密文書処理という業界はまだまだ成長過程にあります。そしてそれはイコール新規参入業者の多い業界ということなのです。具体的に申し上げますと、町の古紙回収屋さんあたりが、「機密処理」と謳えば儲かるぞということで、どんどん参入しています。「機密意識」の低いままに！
ご存知でしたか？実は、この機密文書処理という仕事は、許可制でないため、誰でも事業を始めることができます。つまり、レベルの低い業者さんが多く存在しており、よく吟味して業者を選択しないと、処理に出したが故に、かえって悲惨な事故が起きてしまう、そんな可能性も、現状としては決して否定できないのです。
機密文書の処理については、決して外せない重要なポイントが2つあります。ご説明申し上げましょう。
その1、シュレッダーによる処理はあらゆる面でNG。
まず、コストがかかります。社内で処理するにしても、業者に委託するにしても、かなり割高になります。一番悲惨なのは、「お客様の目の前で処理します」という移動シュレッダー車です。確かに目の前でシュレッダーにかけてくれるのですが、大量の文書を処理する間、ずっと立ち会っていなければなりません。「これで1日仕事が出来なかった！」「いや、わたしは2日間まるまるだ。」というお話はよく聞きます。あなたの人件費はいくらでしょうか？恐ろしくなります。
次に、機密の面。悲しいことに、シュレッダー処理は人が紙を機械に入れて行きます。つまり、機密文書なのに、作業員はどうしても見てしまうのです。これは機密処理とは言えません。
最後に、リサイクルという観点から見ても、シュレッダーは良くありません。シュレッダーは、紙を切って細かくします。それはイコール、紙の繊維までも断ち切っているということです。つまり、このエコロジーの時代に、リサイクル出来ないゴミを生産する作業なのです。シュレッダーのゴミは、パルプの再生率が著しく悪いため、製紙工場も普通は引き取ってくれません。よくてトイレットペーパー用の最終リサイクルか、焼却するしかないのです。
以上が、シュレッダー処理の現実です。そしてもうひとつのポイントは、
その2、機密文書の破砕前に、文書の仕分け（紙質の分別）をするシステムはNG。
ご説明するまでもありませんね。こういう業者さんも、まだ少なからず存在します。仕分けをしながら、クリップなどの金属を外し、紙だけにしていきます。シュレッダーの項で書きましたように、まず機密の面でアウト！説明を見ると、「仕分けルームは万全の監視体制です」と書かれています。確かに、文書の持ち出しはしにくいかも知れませんが、目で見てしまった情報は、抹消出来ません。人間の脳は、視野に入ったものをとりあえずどこかに記憶させるといいます。覚えていないと言っても、作業員の頭の中に、機密情報はインプットされたままなのです。
では、そもそもなぜ紙の仕分けをしなければいけないのかですが、これは古紙流通のルートによる問題です。こうした処理業者さんは、古紙を売るのが仕事です。当然、上質紙は高く売れます。つまり、お客様から預かった文書そのままでは、いろんなタイプ・レベルの紙が混ざっているため、そのまま破砕すると安くしか売れないのです。そこで、作業員が仕分けをせざるを得ないというわけです。
お客様の機密を徹底的に抹消するのが使命なら、そんなことは出来ないはずですね。まだ、ビジネスのウェイトが、古紙販売に依っているということに他なりません。わたしたちの基準では、この方法をとっている業者さんは、当然「機密処理」のプロではありません。
（当システムでは、リサイクル後はダンボールの芯を作ります。色や、紙質の区別は必要ありませんので、回収した文書を、箱を開封することなく完全に機密処理します。）
以上が、機密文書処理における、重要な2大ポイントです。これを外してしまうと、「機密でない」「リサイクルでない」「経済的でない」という「3ない」処理になってしまうのです。
実際のところは、他にもチェックすべき点はあります。そこで、「プロ」の機密文書処理業者を見分ける方法を、レポートにしましたので、ぜひ一読ください。巻末には、依頼の際に確認すべきポイントを列挙したチェックリストをお付けしました。参考にしていただければと存じます。
特別ガイドレポート
「危険な機密文書処理業者の見分け方」
（画像もしくは上のタイトルを右クリックして、「対象をファイルに保存」にてダウンロードしてからご覧ください。アドビ社のPDFリーダーが必要です。）
内容
・会社の機密は、こんなに漏洩している！
・あなたは、大きな勘違いをしている！
・なぜ、私達がこのレポートを書いたのか？
・トラブルに巻き込まれて泣かないための自己防衛策。
・処理業者選定に際しての確認事項チェックシート
コラム～会社の機密文書はこんなに、漏洩している！（レポートより抜粋）
「機密文書処理業者選びのポイント」を知らないことは、とても危険なことです。機密情報漏洩で不祥事を起こし、マスコミに社名を公表される会社が後をたたないのは、ご存知のことと思います。
平成15年3月に、大手信販会社ライフは、業者に溶解処理を委託した機密文書（顧客名、クレジット番号記載）が首都高でトラックから散乱したと発表しました。ビル管理会社の手配した古紙回収業者に処理を依頼しており、その業者が運送中に機密文書を落下させてしまった。手を尽くしましたが、すべての機密書類を回収することはできませんでした。
平成15年6月、青森県弘前市は、市民の納税書類409枚が、路上に散乱する事故を起こしたことを発表しました。納税書類の廃棄処分を処理業者に委託していましたが、同市内の路上に書類が散乱していたことが、住民によって発見されました。道路付近の住民が341枚を拾い、同市がその後68枚を回収しました。散乱した納税書類には、納税者の個人名、所得額など重要な個人情報が記載されていました。
平成15年3月、大手予備校の河合塾は、受験生の個人情報が漏洩していたことを発表しました。模擬テストを受験した高校生の成績や学校名、住所などの個人情報が他の予備校に流出していました。その数は2年分で7381名に上りました。調査の結果、同校の職員がデータをコピーし持ち出したことが判明しました。
また、新聞で大きく報道されご存知かと思いますが、平成15年6月に、ローソンから会員情報56万人分が漏洩しました。これが名簿業者の手に渡り、さらに転売されてしまいました。ローソンは全会員に謝罪分と500円商品券を送りました。56万人分ですから、商品券代金だけでも、2億8000万円です。さらに切手代、印刷代、手間代を考えると1人あたり1000円、合計5億6000千万円の出費になります。
大手企業だからこのような対応もできましたが、中小企業ではとてもできません。
もし、そんな事が起こったら・・・ 背筋が寒くなります。
個人情報を漏洩させ、訴訟を起こされた会社もあります。
平成10年1月29日に、大手人材派遣会社テンプスタッフから登録9万人の個人データーが漏洩しました。この名簿がインターネットで、「全国津々浦々9万人の女性について、美人度ランキング付きのデーター売ります」という、刺激的なキャッチフレーズで販売されてしまいました。結果、9万人の中で6人が裁判を起こしました。
情報漏洩事故は、「機密文書処理委託業者の処理工程」に原因するものと、「社員の不正」によるものがあります。
マスコミに公表されただけでも、こんなにあります。
・平成5年1月 横浜銀行久里浜支店の顧客リスト400人分が漏洩。「公表されたくないなら、3億円用意しろ」と脅迫を受ける。
・平成5年4月 武富士関内支店の元支店長が、顧客リスト4000人分を同業者に横流し。
・平成9年12月 さくら銀行から2万人分の顧客データーが流出。名簿業者に出回る。
・平成11年7月 東京デジタルフォンの顧客情報25万件が流出
・平成12年3月 本田技研の管理職3000人分の人事情報が、オウム真理教関連企業を通じ教団に流出。
・平成13年1月 旧ＫＤＤの顧客情報3200人分が都内の代理店から流出。
・平成14年5月 小学館、アンケート回答者800人の個人情報が漏洩。
・平成14年5月 ＹＫＫアーキテクチュラルプロダクツ、アンケート回答者4万6000人の個人データーと住宅構造などが流出。
この様に、会社の機密情報はいとも簡単に漏れるのです。
マスコミに社名を報道されでもしたなら、それは悲惨なものです・・・・・
・社名公表による、風評被害の莫大な経済的損失。風評被害の大きさによっては企業存続の危機になります。
・後始末にかかる、賠償等の多額の費用。
・業種によっては、行政処分を受けます。
・暴力団や右翼にネガティブな情報が漏れると、口止料を請求されたり、街宣車で業務を妨害されたり、総会屋が介入したりと、さまざまな圧力を受けることがあります。
このようなことが、起こっては手遅れです。
では、どうしてこのようなことが起こってしまうのでしょうか？
それは、あなたの常識が間違っているからです。
続きは、レポートをダウンロードしてお読みください。
繰り返しになりますが、リサイクル機密文書処理は信頼できる「プロ」に依頼してください。価格など、「信頼」以外の要素で安易に決めてしまい、後で処理の実情を知って大騒ぎになることもよく耳にする話です。充分ご検討されますよう、アドバイス申し上げます。
わたしたちは、機密書類を回収車に引き渡した時の、ご担当者様のホッと安心されたお顔を励みに、今日も機密文書の処理を続けてまいります。
